帮我吧智能客服:学会这些技巧,提升客户服务满意度35%

来源:中国企业在线 发表时间:2019-3-29 10:46:43

随着各行各业市场竞争日趋激烈、消费者意识觉醒,对服务品质的要求不断升高,服务质量成为企业的核心竞争力,企业通过优质的服务提升品牌形象成为重要的战略手段。

对客服中心来说“以客户为中心”不仅仅是口号,更要将获取更多的客户满意定为核心目标并且实际落实在所有的管理工作中。

客服中心要分析客户的需求再对应不同的需求采取措施,使客服中心所提供的服务与之匹配,最终满足客户需求,获取客户满意。

一、充分认识客户需求

对于客服中心来说它服务的客户群有较大的数量级,其单位服务成本并不高,更多是依赖高度信息化的工具,提供给客户标准化、规范化且有效率的服务。客服中心应主要研究客户的共性需求部分,至于个性部分则要提高到客户关系管理的层级,需要依赖更加信息化、智能化的管理体系。本文仅研究客户的共性需求部分,这也是客服中心的主要职责所在。

著名的质量管理大师狩野纪昭教授的KANO模型理念非常适合于分析客服中心的客户群,它将客户需求分为三个层级:

基本型需求:客户认为企业“必须提供”的产品属性、功能或服务,当其特性不充足(不满足客户需求)时客户很不满意甚至愤怒;当其特性充足时无所谓满意不满意,充其量是没有抱怨。

期望型需求:客户希望企业“能够提供”的更多的产品属性、功能或服务,但不是底线。客户最愿意谈论也最重视这部分需求,当其特性不充足时客户不满意;当其特性充足时客户满意,且越充足客户越满意。

兴奋型需求:企业“额外提供”给客户的产品属性、功能或服务,是完全出乎客户意料的、能够带给客户惊喜的。当其有特性表现时哪怕仅有一点,客户就非常满意,而且很容易将满意转化为忠诚。

二、话务效率获取客户满意

1. 提高IVR便捷程度

IVR可以实现部分业务的自助服务,无需人工参与,这种服务模式更快捷、更智能,同时在其他需人工参与的业务上IVR也可做到有效分流并在通话前让客服代表获取更多信息。

无论对应哪种情况,IVR首先要做到声音悦耳、表述易懂、操作便捷。

在自助服务方面客户输入的环节应控制在3-5次左右,同时要考虑到客户输错后可便捷重输和IVR选单之间的便捷切换。

在转人工服务方面客服输入的环节应控制在1-3次之内,1次最佳。各选项的语言描述要尽可能简洁易懂,分类不要太繁琐,客户最常选择的选项要尽量放在当前选单的靠前位置。投诉选项虽不必靠前但必须单独放置,或将其放置在高级选单。

总之,IVR要让客户方便快捷地进入实际解决问题的环节,避免为客户制造麻烦。

2. 取得理想的SLA成绩

SLA比接通率更能体现客户拨打电话的难易程度,站在客户角度,当然做到100%更好,但行业内一般把SLA的下限目标定为80%,认为如果超过20%的客户等待时间超过20秒,客户才会确实感受到电话难打。80%的目标虽不完美,但这主要是考虑到客服中心的成本问题,因为在SLA大于20%后继续增加人力的边际效益呈现递减趋势,尤其在达到90%后递减程度非常大。

如果考察周期很长,如一个月或一年,再考虑倒班等情况,SLA达到80%和100%时所需的人力差距非常大,甚至可达40-50%,所以把SLA目标定在85-90%更为合理。

除了基础的人力配备,更应通过加强排班管理、现场管理,提高座席业务技能,优化流程这几个方面,来取得理想的SLA成绩。

3. 减少转接机会,提高转接效率

首先要承认客户一定不愿意被转接,如果转接是必要的,那么转接的速度一定要快且成功。如果因客观因素转接不成功,那也一定要有相应措施进行补救。

首先,需要转接的客服代表在线上直接转接,尽量不要让客户自行拨打。

其次,要丰富客服代表业务范围,提高其业务能力和授权,争取不转接。

还有,联络表要做到100%精准,转接所需的操作步骤和流程要便捷,接受转接的第三方要及时接通电话且必须有能力、有权力解决客户问题,避免再次转接。

三、业务能力获取客户满意

客服中心要对自身业务结构进行合理规划,设计合理的业务流程并对客户可能的诉求进行预判分析,提前做好应对方案,同时要提高培训质量,丰富知识库,结合现场管理、绩效考核等手段不断提高客服代表业务知识储备和能力,使客服代表可以快速、准确地判断客户诉求,核实客户资料,解决客户问题,记录客户信息,将专业、自信的形象展现在客户面前。

其次,争取问题一次性被解决,尽量减少转接或后续流程。客服中心应考核客服代表的FCR(一次性解决率)指标,对于普遍不能一次性解决的情况要深入分析来研究解决方案,或可丰富客服中心业务职能。

还有,在一定程度上应培养客服代表预判能力。比如客户提出一个问题,客服代表能马上分析出这个表象问题更深层次的原因,主动提出并帮客户解决根本原因;或者能马上分析出其他关联问题,主动关怀客户。形象地描述:假设客户的诉求为“1”,但客服代表所提供的服务可以做到“2、3”或更多,这样会让客户感到惊喜,这既需要整个客服中心的经验积累,同时需要客服代表优秀的个人能力。

总之,客服中心要在客户面前呈现热情、贴心、真诚、周到的服务形象,在沟通中获取客户满意。

四、评估客户满意程度

一切的努力获得什么样的具体成果,必须进行有效的评估才能帮助客服中心进一步审视自身和发现不足。

客户满意度是普遍认可用来描述客户满意程度的一项百分比指标,常用的调查方法主要有话后IVR选项、话后短信推送选项、抽样电话回访等,以客户反馈的信息作为依据。

综上所述,我们可以发现客户满意虽然是一个笼统的概念但获取途径依然清晰可见,而且可以通过适当的办法客观展现出客户满意的程度。客服中心要不断细化分解各项工作,使客服中心内部各职能、各环节有效运转,以客户为中心,兼顾成本控制,才能最终获取期望的客户满意。



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